¿Te estás preparando para hacer un presupuesto para tu negocio para tu inicio o simplemente para uso general para llevar un control de tu negocio y sus gastos? Una de las partes críticas de ese presupuesto es su lista. En este artículo, veremos el presupuesto general y cómo separar fijos y variables, y cómo entender su valor.
Tendrás que separar los gastos fijos de los variables si estás preparando un análisis del punto de equilibrio.
Explicación de los gastos fijos y variables
Las empresas separan los costos para la elaboración de presupuestos y otros fines en función de la importancia de su pago:
Los gastos fijos deben pagarse, aunque no haya ventas. Por ejemplo, hay que pagar el alquiler del local, los servicios públicos y el préstamo de la empresa.
Los costos de renta variable cambian con la cantidad de productos o servicios que vendes. Por ejemplo, los gastos de envío, los costes de las materias primas o de los empleados que fabrican y envían los productos o prestan los servicios suelen ser variables.
Si has contratado a un empleado a tiempo completo que tiene la expectativa de un trabajo a tiempo completo, probablemente has creado un gasto fijo, al menos a corto plazo. Es mejor contratar a contratistas independientes o autónomos mientras se está empezando, para evitar tener el gasto fijo de un empleado.
Creación de un presupuesto empresarial
Un presupuesto para una empresa es en realidad dos estados financieros diferentes. Supongamos un presupuesto mensual. El presupuesto A muestra lo ideal, lo que le gustaría que fuera cada cuenta para el mes. El presupuesto B es el real, lo que realmente ha ocurrido durante el mes.
Los presupuestos empresariales se denominan a veces presupuestos de explotación y contemplan las operaciones de la empresa en términos de ingresos durante un período de tiempo.
Todo presupuesto empresarial tiene dos partes:
Los ingresos. Se trata de la cantidad que estimas que entrará en tu negocio durante el mes en ventas de productos o servicios.
Los gastos. Son las cantidades que estás presupuestando para lo que gastas en cada categoría. La parte de los gastos del presupuesto es la más importante, porque tal vez no puedas controlar las ventas, pero sí los gastos.
Antes de elaborar el presupuesto, SCORE sugiere que se incluyan las principales hipótesis sobre los productos o servicios que se venden y los principales impulsores (prioridades).
Incluir los gastos fijos y variables en el presupuesto
Cuando te dispongas a trabajar, deberás desglosarlos en las categorías.
Los gastos de renta fija pueden incluir:
- El alquiler o la hipoteca
- Otros gastos de capital, como el coste de la compra de activos empresariales: equipos, vehículos, mobiliario
- Pagos de préstamos comerciales
- Pagos de servicios públicos, incluidos los gastos de teléfono
- Costes de mantenimiento de una página web (según el tipo de negocio)
- Gastos de seguro
- Gastos de venta, como las comisiones de las tarjetas de crédito
- Cualquier cuota mensual de la que creas que no puedes prescindir (tu sistema de contabilidad online, por ejemplo)
Los gastos variables son discrecionales
Otra forma de ver los gastos variables es que son gastos discrecionales. Por definición, si algo es discrecional, es opcional, no obligatorio. Pero, ¿existen realmente gastos discrecionales en una empresa? Por ejemplo:
- Las donaciones no son obligatorias, pero la mayoría de las empresas hacen donaciones a organizaciones benéficas, no sólo por el ahorro de impuestos, sino también por motivos de relaciones públicas.
- Los regalos a los empleados crean buena voluntad y mantienen a los buenos empleados, mientras que los regalos a los clientes para algunas empresas son simplemente parte del negocio.
- Hay que formar a los empleados para que sean eficaces.
- La publicidad y la propaganda son necesarias para dar a conocer sus productos y servicios.
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